Wenn ein Unternehmen sein CRM wechselt, geht es selten um Software. Es geht um zehn oder fünfzehn Jahre Arbeit, die in einem System stecken. Die Frage, die unsere Kunden umtreibt, ist deshalb fast immer dieselbe: Kommt das alles wirklich heil im neuen System an? Hier ist, was bei einer Migration ins TecArt CRM tatsächlich passiert, und worauf es dabei aus unserer Erfahrung ankommt.
Was Migration wirklich heißt, und was nicht
Vorab eine Einordnung, weil der Begriff oft zu weit gefasst wird. Eine Excel-Liste oder ein Outlook-Adressbuch ins CRM zu übernehmen ist keine Migration im eigentlichen Sinn, das ist ein Import. Von einer echten Migration sprechen wir, wenn bereits strukturierte Daten aus einem bestehenden System umgearbeitet und ins TecArt CRM überführt werden.
In der Praxis sind das andere CRM- oder ERP-Systeme. Beispiele aus unseren Projekten sind Adito, Lotus Notes, Navision oder Infrastruktur, und die Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Entscheidend ist nicht der Name des Altsystems, sondern dass dort bereits strukturierte Daten vorliegen. Manchmal sind es auch große, über Jahre gewachsene Dokumentenbestände. Bei Dokumenten bedeutet das: tausende Dateien, die in einer Ordnerstruktur liegen, landen am Ende genau dort, wo sie hingehören. Am richtigen Kontakt, am passenden Angebot, oder als Telefonnotiz am zugehörigen Vorgang.
Der eigentliche Aufwand steckt im Mapping
Der größte Teil der Arbeit ist nicht das Übertragen selbst, sondern das Mapping und der Umgang mit den unterschiedlichen Strukturen der Herkunftssysteme. Jedes System hat seine eigene Logik, wo welche Information abgelegt ist. Sehr oft sind die Daten über mehrere Stellen verteilt und müssen erst aufbereitet werden, teilweise über umständliche Zwischentabellen, bis eine saubere Zuordnung überhaupt möglich wird.
Daran hängt eine Frage, die jeder Kunde früher oder später beantworten muss: Pflegen wir die Daten noch im alten System sauber, bevor wir umziehen? Oder nehmen wir den vorhandenen Datenmüll mit und räumen anschließend im neuen System auf? Beide Wege sind legitim. Wichtig ist nur, dass es eine bewusste Entscheidung ist und nicht erst beim Go-Live auffällt.
Was am leichtesten verloren geht
Am ehesten verloren gehen die Informationen, die nie ein eigenes Feld hatten. Über die Jahre finden Mitarbeiter eigene Wege, bestimmte Dinge irgendwo abzulegen, häufig in einem Feld, das dafür eigentlich nicht vorgesehen war. Es war im Moment einfach der schnellste Weg.
Fragt man, warum eine Information ausgerechnet an dieser Stelle steht, kommt meistens der Satz: Das haben wir schon immer so gemacht. Genau diese stillen Konventionen muss man kennen, bevor man migriert. Sonst wandert eine Information, die für das Tagesgeschäft wichtig ist, bei der Übertragung ins Leere.
Wie wir vorgehen
Unser Vorgehen folgt deshalb immer derselben Reihenfolge. Zuerst lernen wir das alte System des Kunden wirklich kennen, nicht nur die Feldnamen. Daraus entsteht ein Migrationsplan, in der Regel über mehrere Runden, weil sich beim genauen Hinschauen fast immer noch Sonderfälle zeigen.
Dann legen wir die passenden Felder im TecArt CRM an und entwickeln die eigentliche Migration. Es folgt eine Testmigration. Sie zeigt uns nicht nur, ob die Zuordnung stimmt, sondern auch, wie lange ein Durchlauf dauert. Dieser Zeitaufwand entscheidet über den weiteren Weg.
Bei überschaubaren Datenmengen ziehen wir den Umzug an einem Wochenende durch. Bei großen Mengen, die lange laufen und aus mehreren Quellen kommen, etwa erst die Datensätze und danach die Dokumente, arbeiten wir mit einer Delta-Migration. Wir ziehen zu einem Stichtag alles, prüfen die Daten in Ruhe, und der eigentliche Go-Live findet zum Beispiel zwei Wochen später statt. Abgeglichen wird dann nur noch die Differenz, die in der Zwischenzeit entstanden ist.
Eine Migration ist keine Einbahnstraße
Ein Punkt, der vielen die Sorge nimmt: Nach dem Import ist nichts in Stein gemeißelt. Wenn sich herausstellt, dass etwas anders sortiert oder korrigiert werden muss, machen wir einen weiteren Reinigungslauf, setzen die IDs zurück und ziehen die betroffenen Daten erneut. Eine Migration ist kein einmaliger Sprung ohne Rückweg, sondern ein Prozess, den man so lange nachjustiert, bis das Ergebnis passt.
Ein Beispiel aus der Praxis
Wie unberechenbar so ein Projekt werden kann, zeigt eine Dokumenten-Migration aus der jüngeren Zeit. Wir bekamen große Datenmengen mit einer tief verschachtelten Verzeichnisstruktur, dazu eine CSV-Datei für die Zuordnung. Das Problem: Die CSV konnte einen Teil der Umlaute nicht korrekt darstellen. Bevor wir überhaupt sauber zuordnen konnten, mussten wir sämtliche Umlaute und Sonderzeichen entfernen, und zwar nicht nur in der CSV, sondern auch in der Verzeichnisstruktur selbst.
Die zweite Hürde war der Upload. Die Datenmenge ließ sich nicht auf normalem Weg übertragen. Wir haben am Ende alles als ZIP verpackt, hochgeladen und auf dem Server wieder entpackt. Bei mehreren hundert Gigabyte hat das die Systeme spürbar an ihre Grenzen gebracht. Am Ende lagen die Dokumente sauber zugeordnet im CRM. Der Weg dahin hatte allerdings wenig mit dem zu tun, was anfangs im Plan stand.
Fazit
Eine Migration ins TecArt CRM scheitert selten an der Technik des Zielsystems. Sie steht und fällt damit, wie gut man das Herkunftssystem versteht, wie sauber das Mapping ist und wie ehrlich man mit dem Zustand der Altdaten umgeht. Wer das von Anfang an mitdenkt, zieht nicht nur Daten um. Er nimmt das Wissen mit, das in diesen Daten steckt.
Sie denken über einen Wechsel nach?
Wir schauen uns Ihr aktuelles System und Ihre Daten an und sagen Ihnen ehrlich, was ein Umzug ins TecArt CRM bedeutet. Aus einem Team, mit festem Ansprechpartner.