Führt Inventar, Ausleihen und Prüffristen zentral im TecArt CRM, verknüpft mit jedem Vorgang, auf dem ein Gerät läuft.
AddOn Lösungen für Ihr TecArt CRM
Inventarmanagement
TecArt CRM AddOn
Wissen, wo jedes Gerät ist
Geräte, Werkzeug und Mietmaterial werden in vielen Unternehmen in Excel-Listen oder in einer Insellösung neben dem CRM geführt. Wer ein Gerät gerade hat, ob es für nächste Woche frei ist und wann die nächste Prüfung ansteht, weiß dann oft nur ein Kollege. Die Folge sind doppelt vermietete Geräte, Suchaufwand und verpasste Fristen.
Das Addon holt den Bestand ins TecArt CRM, dorthin, wo auch Kunden und Vorgänge geführt werden. Jedes Gerät hat dort einen Status, einen Standort und eine Historie, jede Ausgabe hängt am zugehörigen Vorgang, und Fristen überwacht das System selbst.
AddOn anfragen
Funktionen
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01Mietpark disponieren:
Freie Geräte für einen Wunschzeitraum finden und daraus Reservierung und Mietvertrag in einem Schritt anlegen.
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02Verträge und Aufträge:
Jede Vertrags- oder Auftragsposition erhält ein konkretes Gerät, der Workflow läuft erst nach vollständiger Zuordnung weiter.
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03Keine Doppelbelegung:
Vermietete oder reservierte Geräte lassen sich nicht erneut vergeben, defekte und gesperrte Geräte nicht ausgeben.
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04Projekte und Einsatzorte:
Geräte im Projekt auf Einsatzorte buchen und sehen, wie viele Tage sie bereits vor Ort stehen.
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05Einsatzstunden abrechnen:
Erfasste Gerätestunden werden automatisch zu Buchungen und Positionen im zugehörigen Auftrag.
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06Prüffristen mit Sperre:
Das Addon erinnert vor Wartung, Prüfung und TÜV und sperrt Geräte mit überfälliger Prüfung für die Ausgabe.
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07Rückgabe-Checklisten:
Pflichtpunkte je Gerätekategorie müssen bei der Rückgabe erledigt sein, bevor das Gerät wieder vergeben wird.
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08Koffer und Sets:
Ausgabe, Defekt und Rückgabe eines Werkzeugkoffers werden automatisch auf alle zugeordneten Teile übertragen.
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09Material nach Menge:
Verbrauchsmaterial in Metern, Kilogramm oder Paletten führen und Teilmengen auf Projekte verteilen und zurückbuchen.
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10Scan ohne Login:
Freigegebene Smartphones zeigen per QR-Code Status, Fristen und Projektgeräte, ganz ohne Zugang zum TecArt CRM.
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11Unterschrift vor Ort:
Kunden quittieren Übergaben auf dem Smartphone, der PDF-Beleg liegt am Auftrag und geht auf Wunsch per E-Mail raus.
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12Öffentliche Meldeformulare:
Externe melden Schäden per QR-Code am Objekt, Fotos und Beleg landen direkt am Datensatz.
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13Export für Buchhaltung:
Anlagendaten mit Sachkonto, Kostenstelle, Restwert und GWG-Kennzeichen als CSV-Datei an die Buchhaltung übergeben.
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14Maschinendaten übernehmen:
Betriebsstunden, Status und Position von Maschinen automatisch aus dem vorhandenen Telematik-System übernehmen.
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15Geführte Einrichtung:
Ein Assistent richtet das Addon mit passenden Vorgaben für Vermietung, Werkzeug, Fuhrpark oder Facility ein.
TecArt CRM Addon
Von der Anfrage bis zur Rückgabe
Ein Kunde möchte zwei Geräte für drei Wochen mieten. Ein Mitarbeiter sucht in der Disposition nach freien Geräten der passenden Kategorie und erhält einen Vorschlag für den frühesten Termin. Daraus entstehen Reservierung und Vertrag mit Artikel, Menge und Leistungszeitraum. Wechselt der Vertrag im Workflow in die Phase Vermietung, gelten die Geräte als vermietet und sind für weitere Vermietungen gesperrt. Bei der Abholung unterschreibt der Kunde auf dem Smartphone, der Beleg liegt als PDF am Vertrag.
Bei der Rückgabe geht der Mitarbeiter die Checkliste der Gerätekategorie durch; erst wenn alle Pflichtpunkte erledigt sind, ist das Gerät wieder buchbar. Am Ende stehen im TecArt CRM der Vertrag mit den zugeordneten Geräten, jede Bewegung in der Historie des Geräts und die Belege am Datensatz. Grundlage sind die Artikel im TecArt CRM; Verträge, Aufträge, Projekte, Tickets, Termine und Workflows bindet das Addon ein, sofern die Module genutzt werden.
Prüffristen und Wartung
Wartung, Prüfung, TÜV und Garantie werden je Gerät geführt. Das System erinnert mit Vorlauf, legt auf Wunsch Tickets an und sperrt Geräte, deren Prüfung oder TÜV überschritten ist. Fälligkeiten lassen sich als Termin oder Aufgabe im TecArt CRM einplanen. Welche Fristen gelten, legt das Unternehmen selbst fest.
Projekte und Einsatzorte
Geräte und Verbrauchsmaterial werden direkt im Projekt auf einen Einsatzort gebucht, Material auch nach Menge in Metern, Kilogramm oder Paletten. Eine Übersicht zeigt, welche Geräte wie lange draußen stehen. Einsatzstunden werden zu Auftragspositionen und damit abrechenbar.
Mobil und ohne CRM-Login
Mitarbeiter ohne CRM-Zugang scannen QR-Codes mit dem Smartphone-Browser, sehen Status und Fristen eines Geräts, erfassen Einsätze und lassen Übergaben unterschreiben. Jedes Smartphone muss vom Administrator freigegeben werden. Rücknahmen und Schadensmeldungen laufen über Formulare. Für eine Offline-App enthält das Addon die Schnittstelle; die App selbst ist ein separates Produkt.
Öffentliche Meldeformulare
Über einen QR-Code am Gerät melden auch Externe Schäden oder Defekte, etwa an einem Fahrzeug oder Spielgerät. Die Meldung landet mit Fotos und Beleg am Datensatz im TecArt CRM, auf Wunsch als Ticket. Einwilligung und automatische Löschung nach Frist sind eingebaut. Öffentliche Formulare setzen HTTPS voraus.
Buchhaltung und Inventur
Anschaffungswert, lineare Abschreibung und Restwert werden je Gerät geführt und als CSV mit Sachkonto, Kostenstelle und GWG-Kennzeichen an die Buchhaltung übergeben. Die Datei ist kein DATEV-Importformat und ersetzt keine Anlagenbuchhaltung. Die Inventur läuft per Scan mit Soll/Ist-Abgleich und Protokoll.
Maschinendaten
Telematik-Systeme können Betriebsstunden, Status und, bei Zustimmung, die GPS-Position direkt ins TecArt CRM übertragen. Ein Telematik-Anbieter ist dafür separat nötig. Das Erreichen der Wartungsschwelle wird dabei protokolliert, löst aber keine Warnung aus.
Einrichtung
Ein Assistent richtet das Addon nach Einsatzszenario ein, etwa für IT-Inventar oder Projektbuchung, und setzt Nummernkreise, Kategorien und Formularvorlagen passend vor. Ein bestehender Bestand lässt sich per CSV übernehmen.
Requirements
- TecArt CRM 5.4
- Modul Artikelverwaltung
- Empfohlene Module: Verträge, Aufträge, Projekte, Tickets, Workflows
Rechner
Preis
Sie zahlen monatlich pro CRM-Nutzer — inklusive Support und Updates.
Einmalig
Einrichtung
ab 600,00 €
je nach Aufwand
Monatlich
Miete je CRM-Nutzer
5,00 €/Mon.
Ihre Miete
25,00 €/Mon.
5 × 5,00 €
Abgerechnet werden mindestens 5 CRM-Nutzer.
Support & Updates inklusive · Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt.