Verbindet die Telefonanlage mit dem CRM: Anrufe entstehen als Datensätze, Kontakte erscheinen mit Namen am Telefondisplay.
Daten & Integrationen
STARFACE TecArt Integration
TecArt CRM AddOn
Gesprächsinhalte am Anrufdatensatz
Zeichnet die Anlage Gespräche auf und wertet sie aus, übernimmt das Addon Wortprotokoll und KI-Zusammenfassung in den Anruf. Enthalten sind je nach Auswertung Anlass, Kurz- und Langfassung, bemerkenswerte Punkte sowie Handlungen und Zusagen je Gesprächspartner. Der von der Auswertung vergebene Titel ersetzt den Platzhalter-Betreff. Ansagen der Voicebox oder Warteschlange erkennt das Addon am Wortprotokoll und verwirft sie.
Eine Besonderheit: Die Zusammenfassung trifft ohne gemeinsame Kennung im CRM ein. Das Addon paart sie über die im Text genannten Eigennamen mit dem passenden gespeicherten Wortprotokoll, sonst nach Reihenfolge. Das Verfahren ist eine Näherung und deshalb ab Werk ausgeschaltet.
Kein Anruf wird mehr von Hand angelegt
Das Addon nimmt die Ereignisse der Telefonanlage entgegen und legt daraus fertige Anrufdatensätze an: Richtung, Zeit, Dauer, Status, Rufnummern, verknüpfter Kontakt und zuständiger Bearbeiter. Anrufe werden dabei nie automatisch auf erledigt gesetzt – die Nachbearbeitung bleibt sichtbar.
Funktionen
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01Anrufe zusammenführen:
Weiterleitung, Klingelzyklen und Gruppenüberlauf ergeben einen Anrufdatensatz statt drei bis fünf.
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02Bearbeiter-Zuordnung:
Ordnet jeden Anruf dem Mitarbeiter zu, der tatsächlich abgenommen hat, auch bei Gruppenanrufen.
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03Selbstlernende Kontenzuordnung:
Lernt aus Direktanrufen, welches Telefonkonto zu welchem CRM-Benutzer gehört, und legt Widersprüche still.
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04Gruppen-Erkennung:
Erkannte Anrufgruppen erscheinen mit Klarnamen in einer Liste; auszuwählen ist nur der Zuständige.
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05Anrufer-Erkennung:
Findet Person oder Firma zur Rufnummer in allen Telefonfeldern, unabhängig von der Schreibweise.
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06Kontakte im Adressbuch:
Überträgt Personen und Firmen laufend in die Anlage, einzelne Kontakte lassen sich ausnehmen.
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07Wortprotokoll und Zusammenfassung:
Gesprächstext, Anlass, bemerkenswerte Punkte und Zusagen stehen direkt am Anrufdatensatz.
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08Zusammenfassung paaren:
Ordnet Zusammenfassungen ohne gemeinsame Kennung über Eigennamen im Text zu – zuschaltbares Näherungsverfahren.
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09Gesprächstext ausblenden:
Ein Haken am Anruf zeigt oder verbirgt den Volltext, ohne ihn zu löschen.
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10Verpasste aufräumen:
Ein späterer angenommener Anruf derselben Nummer erledigt frühere Verpasste intern; der Datensatz bleibt offen.
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11Mandanten trennen:
Legt auf Wunsch nur Anrufe an, die zu bekannten CRM-Benutzern gehören; fremde Firmen erzeugen nichts.
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12Team-Sichtbarkeit:
Neue Anrufe erhalten die Rechte einer benannten Zugriffsliste, damit Vertretung und Leitung sie sehen.
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13Verzeichnis-Abruf:
Benutzer, Gruppennamen und externe Rufnummern kommen aus der Anlage selbst statt aus Pflegelisten.
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14Einrichtungs-Assistent:
Sieben Schritte über beide Systeme, mit Bausteinen zum Kopieren, Bildschirmfotos und Verbindungstest.
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15Bestand übernehmen:
Erstbefüllung mit Fortschritt, Abbruch, Dublettenschutz und Übernahme der Kennungen des Vorgänger-Addons.
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16Feldkonventionen:
Ausgehende Anrufe zeigen die eigene externe Rufnummer; Nummern und Dauerangaben folgen einheitlichen Regeln.
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17Rauschen filtern:
Interne Gespräche, sehr kurze Anrufe und Ansagen der Anlage erzeugen keine Einträge.
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18Automatische Anrufprotokollierung:
Jeder ein- und ausgehende Anruf wird ohne Zutun zum vollständigen Datensatz im CRM.
TecArt-CRM Addon
Der Kundenname steht am Telefondisplay
Die Gegenrichtung: CRM-Personen und -Firmen wandern in das Adressbuch der Telefonanlage und werden laufend nachgeführt. Angerufene sehen damit den Namen statt einer Nummer, auch auf Tischtelefonen ohne CRM-Zugang. Einzelne Kontakte lassen sich per Haken ausnehmen; deaktivierte, gelöschte oder ausgenommene Datensätze verschwinden wieder aus dem Adressbuch.
Betrieb ohne ständige Aufsicht
Der Kontaktabgleich erkennt selbst, ob ein Hintergrundlauf aktiv ist; ist keiner vorhanden, überträgt er direkt beim Speichern. Unveränderte Kontakte erzeugen keine Zugriffe auf die Anlage, wiederkehrende Abfragen laufen über Zwischenspeicher, und vor jedem Lauf steht eine Verbindungsprüfung statt hunderter Fehlversuche. Fehlerhafte Datensätze gehen nach mehreren Versuchen in einen Ruhezustand und lassen sich im Addon-Fenster gesammelt zurücksetzen.
Der Anruf liegt beim richtigen Mitarbeiter
Wer den Anruf angenommen hat, ist bei Gruppen-, Warteschlangen- und Pickup-Anrufen nicht die gerufene Nebenstelle. Das Addon wertet mehrere Quellen in fester Reihenfolge aus und trägt den tatsächlichen Annehmer ein.
Die Kontenzuordnung pflegt sich selbst
Welches Telefonkonto zu welchem CRM-Benutzer gehört, steht in keinem der beiden Systeme. Das Addon beobachtet normale Direktanrufe und leitet die Zuordnung daraus ab. Beobachtungen, die sich widersprechen – etwa weil ein Kollege den Hörer übernommen hat – legt es still, statt zu raten. Eine Kontenliste muss niemand pflegen.
Verpasste Gruppenanrufe haben einen Verantwortlichen
Ein verpasster Anruf an eine Sammelnummer gehört sonst niemandem. Erkannte Anrufgruppen sammelt das Addon in einer Liste – mit Klarnamen aus der Anlage, Beispielanrufer und Datum des letzten Anrufs. Der Administrator wählt dazu nur den zuständigen Bearbeiter aus.
Ein Rückruf räumt die Verpasst-Liste auf
Ruft ein Kunde dreimal an und wird beim vierten Mal erreicht, stehen die verpassten Anrufe weiter als offene Punkte im System. Das Addon erkennt den späteren angenommenen Anruf derselben Rufnummer und schließt die früheren verpassten Rufe intern ab, damit sie nicht erneut abgearbeitet werden. Der Anrufdatensatz selbst bleibt bewusst offen – Verknüpfungen zu Tickets, Aufträgen und Folgeaktivitäten sollen sichtbar bleiben.
Anrufer werden zuverlässig erkannt
Die Zuordnung Rufnummer zu Person oder Firma scheitert im Alltag an Schreibweisen und an selbst angelegten Feldern. Das Addon durchsucht alle Telefonfelder eines Systems, auch kundeneigene, und vergleicht ziffernweise statt zeichengenau. Führende Nullen, Klammern, Leerzeichen und Landesvorwahlen stören dabei nicht. Melden sich mehrere Personen einer Firma unter derselben Sammelnummer, wird bewusst nur die Firma verknüpft.
Eine Anrufliste, die lesbar bleibt
Ein Anruf, der über eine Zentrale kommt, zweimal klingelt und dann weitergeleitet wird, erzeugt in der Anlage mehrere Ereignisse. Ohne Zusammenführung stünden drei bis fünf Datensätze für dasselbe Gespräch in der Liste. Das Addon erkennt Weiterleitungen an der weiterleitenden Nebenstelle und hält Klingelzyklen sowie Gruppenüberläufe zusammen – unabhängig davon, welches Teilereignis zuerst eintrifft. Rückfragen vor der Weiterleitung werden im Betreff getrennt ausgewiesen.
Wortprotokoll nur, wenn es gebraucht wird
Vollständige Gesprächstexte in jedem Anruf machen die Liste unübersichtlich und sind nicht in jedem Haus erwünscht. Ein Haken am Anruf blendet den Text ein oder aus. Die Zusammenfassung bleibt dabei stehen, der Volltext bleibt gespeichert und lässt sich jederzeit wieder einblenden.
Das Team sieht den Anruf
Sind die Aktivitätsrechte im CRM aktiv, ist ein automatisch angelegter Anruf zunächst nur für den eingetragenen Bearbeiter sichtbar – Vertretung und Teamleitung sehen nichts. Auf Wunsch vergibt das Addon deshalb auf jeden neu angelegten Anruf die Rechte einer benannten Zugriffsliste. Es genügt, deren Namen einzutragen.
Einrichtung über beide Systeme hinweg
Die Inbetriebnahme betrifft CRM und Telefonanlage gleichzeitig. Ein Assistent führt in sieben Schritten durch beide Seiten:
- farblich getrennt, was im CRM und was in der Anlage zu tun ist
- fertige Bausteine für die Ereignis-Handler zum Kopieren, mit Bildschirmfotos der Anlage
- Verbindungstest, der die echten Adressbuchnamen aus der Anlage zurückmeldet
- Erledigt-Haken für alles, was das CRM nicht selbst prüfen kann
- Abschlussbilanz mit Endpunkt-Adresse und Angebot zur Erstbefüllung
Kein Ereignis geht verloren
Jede Meldung der Anlage wird protokolliert, bevor sie verarbeitet wird. Doppelt zugestellte Ereignisse bleiben folgenlos, technische Fehler werden so beantwortet, dass die Anlage erneut zustellt. Falsch kodierte Meldungen repariert das Addon, statt sie zu verwerfen – ohne diese Korrektur fielen einzelne Gespräche samt Wortprotokoll aus.
Was bewusst nicht im CRM landet
- interne Gespräche zwischen Nebenstellen
- Anrufe unterhalb einer einstellbaren Mindestdauer
- Ansagen von Voicebox und Warteschlange
- Kontakte ohne Rufnummer beim Abgleich in die Anlage
Für die Fehlersuche führt das Addon getrennte Protokolle für Anrufe und Kontaktabgleich; ein Diagnoseschalter liefert bei Bedarf zusätzliche Details. Der Hilfe-Knopf jedes Registers öffnet das Handbuch am passenden Abschnitt.
Requirements
- STARFACE-Telefonanlage mit lizenzierter und aktiver Fluxpunkt EventBridge, die die Anrufereignisse an das CRM sendet.
- Nur für die Kontakt-Synchronisation: ein STARFACE-Benutzerkonto mit Schreibrecht im Ziel-Adressbuch; in dieser Richtung muss umgekehrt das CRM die Telefonanlage erreichen.
- Nur für Wortprotokoll und Zusammenfassung: STARFACE Call Recording und Fluxpunkt AiPowerDesk auf der Anlage.
Preis auf Anfrage
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