Erfasst per KI die Inhalte eingehender Rechnungsdokumente und Mail-Anhänge, verknüpft sie mit dem zugehörigen Kontakt sowie Auftrag und übergibt geprüfte Eingangsrechnungen ans CRM.
Automatisierung & Prozesse
TecArt NATIF.ai Integration
TecArt CRM AddOn
Zwei Wege zur Rechnungsverarbeitung
Das AddOn bietet zwei Einstiegspunkte: Über einen Button im Hauptmenü können Dokumente aus einem Upload-Verzeichnis ausgewählt werden. Alternativ lassen sich Eingangsrechnungen direkt aus E-Mail-Anhängen oder dem Dokumentenmanagement über das Kontextmenü verarbeiten. In beiden Fällen analysiert NATIF.ai die Dokumente und extrahiert automatisch Lieferantendaten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum sowie alle Rechnungspositionen mit Mengen, Preisen und Steuersätzen.
Automatische Kontakt- und Auftragssuche
Nach der Dokumentenanalyse startet das AddOn automatisch eine mehrstufige Kontaktsuche: Zuerst per USt-ID, dann über PLZ, Ort und Firmenname. Bei eindeutigen Treffern wird der Kontakt direkt ausgewählt, bei mehreren werden Vorschläge angezeigt. Zugehörige Rechnungskonten werden automatisch geladen. Zusätzlich sucht das System nach passenden Lieferantenaufträgen und schlägt diese zur Verknüpfung vor.
AddOn anfragen
Funktionen
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01KI‑Dokumentenerkennung:
Extrahiert Rechnungsdaten, Positionen und Lieferanteninformationen automatisch aus PDFs und Bilddateien per NATIF.ai API.
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02Drei Verarbeitungswege:
Verarbeitung über Hauptmenü‑Button mit Upload‑Verzeichnis, E‑Mail‑Kontextmenü oder Dokumentenmanagement‑Kontextmenü möglich.
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03Mehrstufige Kontaktsuche:
Findet Kontakte über USt‑ID, PLZ und Ort oder Firmennamen mit automatischer Vorauswahl bei eindeutigen Treffern.
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04Automatische Auftragssuche:
Ermittelt zugehörige Lieferantenaufträge anhand von Rechnungsdaten und Kontaktzuordnung zur Projektverknüpfung.
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05Bearbeitbares Artikel‑Grid:
Zeigt alle Positionen editierbar an, erlaubt manuelles Hinzufügen oder Löschen von Zeilen mit farblicher Kennzeichnung.
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06Automatische Summenprüfung:
Vergleicht Artikelsummen mit Rechnungskopf und optional Auftragswerten und warnt bei Differenzen vor Rechnungserstellung.
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07Cache‑System:
Speichert verarbeitete Dokumente lokal per Hash‑Wert und ermöglicht kostenfreie Wiederverarbeitung ohne API‑Aufruf.
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08Workflow‑Steuerung:
Setzt Eingangsrechnungsstatus automatisch auf konfigurierten Workflow‑Zustand nach Erstellung.
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09E‑Mail‑Automatisierung:
Verschiebt verarbeitete E‑Mails optional automatisch in definierten Zielordner nach erfolgreicher Rechnungserstellung.
TecArt CRM AddOn
Artikelbearbeitung mit visueller Prüfung
Alle erkannten Rechnungspositionen werden in einem Grid angezeigt. Zeilen können manuell hinzugefügt, gelöscht oder korrigiert werden. NATIF-Zeilen sind grün markiert, Auftragszeilen blau, fehlerhafte Zeilen rot. Das AddOn berechnet automatisch Summen und vergleicht diese mit den Rechnungskopfdaten sowie optional mit Auftragswerten. Bei Abweichungen erfolgt eine Warnung vor der Rechnungserstellung.
Eingangsrechnung mit einem Klick
Nach Prüfung erzeugt das AddOn die Eingangsrechnung in TecArt CRM. Kontakt, Rechnungskonto, Auftrag, Kostenstelle und alle Artikelpositionen werden automatisch übernommen. Das Rechnungsdokument wird direkt angehängt. Optional kann die Rechnung am Elternauftrag statt am Lieferantenauftrag verknüpft werden. Der Workflow-Status wird automatisch auf "Erstellt" oder "Geprüft" gesetzt.
Cache-System für kostenfreie Wiederverarbeitung
Bereits verarbeitete Dokumente werden anhand eines Hash-Werts erkannt. Bei erneuter Verarbeitung lädt das AddOn die Daten aus dem lokalen Cache statt die NATIF.ai API erneut aufzurufen. Dies spart API-Kosten und beschleunigt die Verarbeitung.
E-Mail-Automatisierung
E-Mails mit verarbeiteten Rechnungsanhängen können nach erfolgreicher Eingangsrechnungserstellung automatisch in einen konfigurierten Zielordner verschoben werden.
Requirements
- Rechnungen
- Artikel
- NATIF.ai
Rechner
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