Automatisierung & Prozesse

Steuert Inventarverwaltung, Disposition und Nachweispflichten als vollständiges Modul innerhalb des TecArt CRM.

TecArt CRM AddOn

Ihr Inventar lebt im CRM — nicht daneben

Das Addon „Inventarmanagement" erweitert das TecArt CRM um eine vollständige Inventarverwaltung. Ob Werkzeuge, Fahrzeuge, IT-Ausstattung oder anderes Inventar — Ihre Objekte verwalten Sie direkt im TecArt CRM, verknüpft mit den passenden Bereichen wie Aufträgen, Verträgen, Tickets, Terminen, Kontakten und Projekten. Kein zweites Tool, keine Excel-Liste, keine Doppelerfassung: Wer ein Gerät bucht, sieht den zugehörigen Auftrag, den Mietvertrag oder das offene Ticket sofort daneben. Änderungen laufen an einer Stelle zusammen und stehen im ganzen System bereit — bei Bedarf lösen sie automatisch Tickets aus oder werden per Webhook an angebundene Systeme gemeldet.

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YouTube-Playlist „Inventarverwaltung im TecArt CRM" mit neun Videos für eine erste Einsicht in das Addon Inventarmanagement

Funktionen

01
Inventarobjekte:
über den gesamten Lebenszyklus, mit Inventarnummer, Kategorie, Status, Standort und eigenen Feldern.
02
Buchungssystem:
Buchungstypen (Vermietung, Einsatz, Rückgabe, Wartung, Defekt u. a.) setzen den Objektstatus automatisch und halten ihn in der Historie fest.
03
Workflow-Automation:
Auftrags- und Vertrags-Workflows steuern Buchungsketten automatisch, etwa von der Reservierung bis zur Rückgabe.
04
CRM-Integration:
eigenes Register „Inventar" in Aufträgen, Verträgen, Tickets, Terminen, Kontakten und Projekten, mit automatischen Tickets und Webhooks.
05
Zuweisungen:
Objekte z. B. Räumen, Mitarbeitern, Fahrzeugen oder Abteilungen zuordnen, mit Standort-Hierarchie und Finder-Übersicht.
06
Sets & Koffer:
Objekte zu Sets bündeln, bei Buchung automatisch mitbuchen, bei Rückgabe auf Vollständigkeit prüfen.
07
Disposition:
Verfügbarkeit nach Kategorie, Zeitraum und Dauer suchen, Alternativen vorschlagen und auf Wunsch direkt in einen Vertrag überführen.
08
QR & Barcode:
QR-Codes, Code128-Barcodes und Etiketten erzeugen; Scanner-Feld in der Toolbar mit mehreren Scan-Modi.
09
Externer QR-Scan:
Geräte per Smartphone ohne CRM-Login erfassen, PIN-geschützt, mit Zuweisungs-Buchung und Touch-Unterschrift.
10
Einsatz-Erfassung:
Auftrags-QR scannen, Geräte und Zeiten erfassen; Einsatzstunden werden zur Auftragsposition, dokumentiert als Scanblatt-PDF.
11
PWA:
installierbare Web-App für Android und iOS mit Offline-Warteschlange, QR-Scanner, Delta-Sync und Formular-Engine.
12
Formular-Engine:
Formulare aus zehn Feldtypen zusammenstellen und per QR-Code öffentlich bereitstellen, mit DSGVO-Löschjob, Rate-Limiting und Honeypot.
13
Prüffristen:
Fristen für DGUV V3, UVV und TÜV am Objekt; überfällige Geräte werden für Buchungen gesperrt, mit Erinnerung und optionalem Ticket.
14
Betriebsstunden & IoT:
Zählerstand manuell oder per IoT-API (AEMP 2.0, GPS, API-Key) erfassen, bei Wartungsschwelle automatisch warnen.
15
Dashboard:
Pie-Chart, Kennzahlen-Boxen und Fälligkeiten-Grid mit 14-Tage-Vorschau.
16
Berichte:
Bestandsliste, Abschreibung und Gerätepass als PDF, DATEV-Export als CSV, dazu mitgelieferte ODT-Vorlagen mit Smarty-Platzhaltern.
17
Inventur:
Soll/Ist-Abgleich per Scan mit Statusauswertung (gefunden, fehlend, unerwartet) und PDF-Protokoll.
18
Massenoperationen:
CSV-Import mit Duplikat-Check, Batch-Änderungen im Grid und Sammelbuchungen für mehrere Objekte gleichzeitig.
19
Administration:
Setup-Wizard und Scanner-Wizard, Asset-Klassen, Nummernkreise und gruppenbasierte Rechte; mitgelieferte Branchen-Szenarien als Startpunkt.
20
Handbuch:
HTML-Handbuch mit kontextsensitiven Hilfe-Buttons in allen Tabs.

Objektmaske im TecArt CRM mit Reiter „Termine & Kosten": Felder für Wartung, Prüfung, TÜV, Betriebsstunden und Garantie

TecArt CRM Addon

Kein überfälliges Gerät bleibt im Einsatz

Prüffristen – z. B. für DGUV V3, UVV oder TÜV, aber auch für Wartungen und interne Prüfungen – hinterlegen Sie direkt am Objekt. Läuft eine Frist ab, sperrt das Addon das Gerät automatisch für weitere Buchungen, bis die Prüfung erledigt ist. Ein nächtlicher Automatismus überwacht die Fälligkeiten, erinnert rechtzeitig und legt bei Bedarf automatisch ein Wartungs-Ticket an. So bleibt die Nachweispflicht erfüllt, ohne dass jemand eine Liste im Blick behalten muss.

Von der Verfügbarkeit zum Mietvertrag

Für Vermietung und Verleih finden Sie freie Objekte über eine Verfügbarkeitssuche nach Kategorie, Zeitraum und Dauer. Ist der Wunschtermin belegt, schlägt das System passende Alternativen vor. Aus der Reservierung wird auf Wunsch automatisch ein Mietvertrag erzeugt; sobald er aktiviert ist, wechselt das Objekt von „reserviert" auf „vermietet" — und ist für den Zeitraum nicht mehr doppelt verplanbar.

Scannen ohne CRM-Zugang

Mitarbeiter oder Partner ohne CRM-Lizenz erfassen Geräte per Smartphone: QR-Code scannen, über einen PIN-geschützten Zugang das Objekt aufrufen, die Zuweisung buchen und mit dem Finger auf dem Display unterschreiben. Der Zugriff lässt sich auf registrierte Geräte beschränken oder offen bereitstellen — je nachdem, ob nur das eigene Team oder jeder Scanner die Erfassung nutzen soll.

Vom Geräteeinsatz zur Rechnung

Im Auftrag ordnen Sie Geräte entweder direkt zu oder erfassen sie mobil über ein Scanblatt-PDF — per Barcode oder Auswahl, ohne sich einloggen zu müssen. Aus dem erfassten Zeitraum ermittelt das Addon die Einsatzstunden (bei Bedarf korrigierbar), erzeugt die passende Auftragsposition und findet den hinterlegten Artikel samt Preis. Daraus lässt sich unmittelbar eine Rechnung erstellen.

Jede Buchung setzt den Status automatisch

Das Addon kennt bereits 13 Buchungstypen — Vermietung, Einsatz, Rückgabe, Wartung, Defekt und weitere. Jede Buchung setzt den Objektstatus automatisch und wird lückenlos in der Historie protokolliert. Auch eine Rückgabe in der Zukunft lässt sich vormerken: Ist der Zeitpunkt erreicht, wechselt der Status von selbst. So spiegelt der Status jederzeit den tatsächlichen Zustand des Geräts wider.

Requirements

Erforderliches Modul: Artikelverwaltung
Empfohlene Module: Verträge, Aufträge, Tickets, Kontakte, Projekte
Für externen QR-Scan: HTTPS-fähige CRM-Instanz
Für PWA: Mobilgerät mit aktuellem Browser (Chrome, Safari, Firefox)

Einrichtung

Einmalige Einrichtung, je nach Aufwand

ab 600,00 €

Miete

Monatlich zahlen, flexibel bleiben.

Pro Nutzer

5,00 €/Mon.

Support & Updates inklusive

Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt.

Inventarmanagement