Bündelt alle WhatsApp-Chats mit Kunden im CRM und verschickt Antworten, genehmigte Vorlagen und CRM-Dokumente an die hinterlegte WhatsApp-Nummer.
AddOn Lösungen für Ihr TecArt CRM
WhatsApp Integration
TecArt CRM AddOn
WhatsApp-Gespräche gehören zum Kundendatensatz
Viele Kunden schreiben per WhatsApp. Ohne Anbindung läuft dieser Austausch am CRM vorbei, und Verlauf, Dateien und Absprachen fehlen beim Kontakt. Das Addon holt WhatsApp ins TecArt CRM. Jede Nachricht steht bei dem Kunden, den sie betrifft, und Dateien aus dem Austausch lassen sich dort ablegen, wo auch Angebote und Rechnungen liegen: beim Kontakt.
AddOn anfragen
Funktionen
-
01Nachrichten empfangen:
Nimmt eingehende Nachrichten, Fotos, Sprachnachrichten und Dokumente entgegen und führt sie je Telefonnummer als Konversation im CRM.
-
02Zentrale Chat-Ansicht:
Listet alle Konversationen nach letzter Aktivität mit Verlauf und Kontaktdaten in einer Ansicht.
-
03Vorlagen senden:
Verschickt bei Meta genehmigte Vorlagen, auch wenn seit der letzten Kundennachricht mehr als 24 Stunden vergangen sind.
-
04Dokumente verschicken:
Sendet Angebote, Rechnungen und andere Dateien aus der Dokumentenübersicht per WhatsApp an eine Person des Kontakts.
-
05Medien ablegen:
Öffnet empfangene Bilder und Dateien im CRM und legt sie dabei im WhatsApp-Ordner des zugeordneten Kontakts ab.
-
06Unbekannte Nummern:
Ein Assistent macht aus einem Chat mit unbekannter Nummer eine Person im CRM, ohne vorhandene Nummern zu überschreiben.
-
07Kontakt erkennen:
Zeigt zu jeder Nachricht einer bekannten Nummer Firma, Position und Kontaktdaten des Absenders mit direktem Sprung zum Kontakt.
-
08Register im Kontakt:
Zeigt den WhatsApp-Verlauf je Person direkt im Kontaktdatensatz und sendet von dort Nachrichten.
-
09Primärer Ansprechpartner:
Kennzeichnet je Firma die Person, an die WhatsApp-Dokumente bevorzugt gehen, und fragt nach, bevor eine zweite Person diese Rolle erhält.
TecArt CRM Addon
Von der ersten Nachricht bis zum abgelegten Dokument
Ein Kunde schreibt eine WhatsApp-Nachricht an die Unternehmensnummer. Die Nachricht kommt über die WhatsApp-Schnittstelle von Meta im CRM an und erscheint in der gemeinsamen Chat-Ansicht. Das Addon gleicht die Nummer mit den WhatsApp-Nummern der Personen im CRM ab und zeigt den passenden Kontakt neben dem Verlauf an. Ist die Nummer noch unbekannt, verknüpft ein Mitarbeiter sie mit einer bestehenden Person, legt eine neue Person an oder erstellt einen neuen Firmenkontakt.
Der Mitarbeiter antwortet direkt aus dem Chat oder aus dem Kontaktdatensatz. Braucht der Kunde ein Angebot oder eine Rechnung, verschickt der Mitarbeiter die Datei aus der Dokumentenverwaltung per WhatsApp. Schickt der Kunde selbst eine Datei, öffnet der Mitarbeiter sie im CRM. Versendete wie empfangene Dateien liegen danach beim Kontakt im Ordner „WhatsApp“.
Das Addon setzt auf die Kontakte und Personen im TecArt CRM, die Dokumentenverwaltung und die WhatsApp Business Platform von Meta auf.
24-Stunden-Fenster und Vorlagen
Meta erlaubt freie Antworten nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden. Das Addon prüft diese Frist vor jeder freien Antwort. Ist sie abgelaufen, weist es auf die Kosten hin und leitet zu den bei Meta genehmigten Vorlagen weiter. Solche Konversationen berechnet Meta, laut Hinweis im Addon mit ca. 0,045 bis 0,113 € je nach Kategorie. Nutzbar sind Vorlagen ohne Variablen und ohne Medien-Kopf.
Zuordnung zu Kontakten
Jede Person im CRM kann eine WhatsApp-Nummer erhalten. Je Firmenkontakt lässt sich ein primärer WhatsApp-Ansprechpartner festlegen, der beim Dokumentversand oben in der Auswahl steht. Veraltete Zuordnungen bereinigt das Addon automatisch.
Ablage beim Kontakt
Dateiablage und Chat bleiben auf demselben Stand. Wird eine Datei im WhatsApp-Ordner des Kontakts hochgeladen oder gelöscht, passt das Addon den Verweis im Chat an. Eine gelöschte empfangene Datei lädt es bei Bedarf erneut von Meta.
Einrichtung
Für den Betrieb werden die Zugangsdaten der WhatsApp Business Platform von Meta im Addon hinterlegt. Die Webhook-Adresse des TecArt-Systems muss aus dem Internet erreichbar sein, damit Meta eingehende Nachrichten zustellen kann. Zur Fehlersuche lassen sich eingehende Daten im Fehlerprotokoll aufzeichnen.
Requirements
- TecArt CRM ab Version 5.4.0
- Meta WhatsApp Business Platform (Cloud API): die Geschäftsschnittstelle von WhatsApp. Benötigt werden ein permanentes Zugriffstoken, die Phone Number ID und für Vorlagen die WhatsApp-Business-Account-ID.
- Webhook bei Meta mit Verify-Token und abonniertem Feld „messages“. Über diese Adresse stellt Meta eingehende Nachrichten zu, deshalb muss die Webhook-URL des TecArt-Systems öffentlich erreichbar sein.
Zusatzhinweis: Die Dokumentenverwaltung wird für den Dokumentversand und die Ablage genutzt, die Faktura-Module nur für die Vorauswahl des Kontakts beim Versand. Laut Einrichtungsanleitung braucht es außerdem ein verifiziertes Meta-Business-Portfolio und eine veröffentlichte Meta-App. Die Telefonnummer darf nicht in der normalen WhatsApp-App registriert sein. Für Vorlagen müssen bei Meta eine Zahlungsmethode hinterlegt und die Vorlagen genehmigt sein. Konversationen außerhalb des 24-Stunden-Fensters berechnet Meta.
Rechner
Preis
Sie zahlen monatlich pro CRM-Nutzer — inklusive Support und Updates.
Einmalig
Einrichtung
ab 1.200,00 €
je nach Aufwand
Monatlich
Miete je CRM-Nutzer
5,00 €/Mon.
Ihre Miete
25,00 €/Mon.
5 × 5,00 €
Abgerechnet werden mindestens 5 CRM-Nutzer.
Support & Updates inklusive · Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt.